背景:
第一次听到AAR这个词是在老大与我沟通时提到的管理方式中的一种方法论,当时的我不明白啥叫AAR,只是在本子上作了一下记录。
而当我对AAR还存在记忆的时候,部门刚好请了个专家来讲讲解《项目知识管理》的相关内容,我才真正了解到AAR这个方法论,并深深的被这个方法论所吸引,因为我知道这就是我需要的工作。也许如果不作管理者,我可能对这个方法论也只是像其他同事一样,听过就是了。但就是因为现在身处管理者的岗位,我知道,这对我团队管理非常有用,所以我用心去了解,并着手运用在我的团队中。效果还是比较让人满意。
引言:
AAR方法论,是一个方法、一种工具、一种手段,它让活动参与成员及时回顾活动过程中的收获,不管是好与不好的经验,但经验固化下来,这就是知识管理的做中学,老板说过一句话,所谓的经验总是先固化再优化;它让参与成员互相尊重,不去追究任何责任;它让团队成员拉齐活动经验;更让我感觉好的地方在于,对于输出的改进措施往往是团队成员共同讨论出来的,而不是我作为一个管理者下发给大家的,这样给团队成员的感觉更有参与感,更会为团共同制定的措施做努力改进。
一、所谓AAR
AAR,即After Action Review,也称事后回顾,是项目知识管理的其中一个步骤,知识管理包含着事前学、事中学(AAR),事后学,这里还是主要讲AAR,其他可以自行搜索了解。
AAR,发明于美军陆战队占领海地时使用的一种方法。海地战争中,通过AAR每周都会产生许多记录,中层官员的工作便会从中提取精华并形成学习材料,然后按照两个途径传播这些信息,一是平级分发,发给其他分队的对应中层官员;二是垂直传播,传给高层军官,最后形成在全军分发的学习材料。 这些宝贵的知识和经验被提炼出来,运用于下一次、下下一次的战斗行动中,一位师长回忆说:“我们到达之前,第一批军队已经总结了24个主要经验,我们训练了运用这些经验的训练,结果在海地,训练的24个情节我实际用到了23个!”
二、AAR的最终目的是:提高未来绩效
具体来讲,它主要给组织带来以下四个方面的价值:
1、不犯重复错误
聪明人不是不失败,而是不在同一个地方摔两次跟头。有些错误造成的损失是巨大,所以必须要避免重犯。许多组织相同或相似的问题屡次出现,就是因为缺少AAR这个环节。AAR系统能帮助组织找出失败之处,从而采取正确的措施,避免错误的再次发生。
2、固化成功经验
通过AAR,我们能够确定做出了什么成绩,哪些做法是有效的,并需要保持下去,按照已经证明是正确的方法去做,就能够保证未来的重复成功。
3、发现改进机会
工作很难一次做到十全十美,都可能或多或少存在着改进的机会,做完后回头看一下,常常会发现更好的方法。这其中也包含重大的创新机会,有些非预料的意外事件可能就会带来有价值的创造发明,不同观点的碰撞也可能激发新创意的产生。
4、提升人的能力
AAR的过程是一个知识分享的过程,它源于实践,又高于实践,对参与者来说,能有效地提升其专业技术能力、沟通能力、分析与解决问题等多方面的能力,同时丰富自身的知识储量和实践经验。
三、AAR的操作方法
1、做好AAR 的七个原则
只有评估之后,工作才算完成
尽快实施评估
确保完全参与
营造畅所欲言的氛围
使用标准程序
记录经验教训
传播经验教训
2、AAR的基本程序
AAR的操作流程时间不宜过长,15分钟~2小时之内完成。
A.期望目标是什么?
目标需要SMART,引导员需要避免输出的目标是不可量化的,如版本顺利转测(目标不具体、不可量化、不可衡量)这种目标不可取,应如版本在12点前完成转测。
B.实际结果是什么?
这一步引导员需要注意,这一步仅仅只是讨论结果是什么,团队成员讨论过程往往容易讨论到具体的原因分析中去了,这时引导员需要及时打断,输出实际结果情况,结果也需要具体可量化的数据。
C.产生差异的原因是什么?从中学习到了什么?
这步才是真正分析原因的时候,方法可使用5WHY等方式去查找根因,确保每位成员都参与到讨论中,输出最终结果,通常前两个问题占用25%的时间,这个问题需要50%的时间。
D.下次我们该怎么做?
总结出来的经验需要SMART化,避免类似下次注意不迟到等事项说明,这种事项无法衡量,任务需要SMART化,目标明确、可完成、有具体时间等;另外分析的任务结果不应太少也不需要太多,抓住TOP3经验即可,不要想着一次AAR把所有相关的经验都总结出来。
P.S: AAR模板回答问题,一个个进行回答即可:
四、AAR操作的常见问题
这就是AAR引导员需要澄清和引导的问题了。
1、嫌麻烦,认为是浪费时间。
需要通过一个好的主题,经过一次正常的讨论及输出之后,让参与者感觉到价值所在,自然而然的就被大家所认可了,至少我的团队就是这么做起来的。
2、什么样的主题可以做AAR?
AAR可以说基本不限制主题,任何活动都可以使用该AAR进行总结,比如近期我们团队进行的版本转测试工作、代码架构质量提升工作都被我们作为AAR主题来进行,并且进行了一些优化动作。
3、AAR与问题回溯的区别?
问题回溯是针对问题出现的根因分析,往往带有责备、追责的色彩,但AAR倡导的是人人平等的基础上进行活动经验的总结,经验不仅是不好的方面、还有做得好的经验传递。
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